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12 passos mágicos para planejar um projeto super eficiente!

  • 12 passos mágicos para planejar um projeto super eficiente!

12 passos mágicos para planejar um projeto super eficiente!

15 março, 2017
Por : Instituto IDD
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Entenda o passo a passo de fazer um planejamento de qualidade para o crescimento da sua empresa.

 

Você se planeja? A maioria dos profissionais sim, mas quando se fala em controlar o planejamento, deixamos um pouco a desejar não é? Nisso, deixamos de lado o também chamado checklist, importante aliado para o cumprimento das etapas de qualquer projeto e a visão do que falta para concluí-lo. 

Nesse checklist de 12 passos para realizar o seu planejamento, são colocadas atividades que devem ser referência para toda a sua equipe, e verificadas constantemente para se certificar de que nenhuma etapa importante seja perdida. Confira e prepare-se!

1. Definir o escopo

Ao analisar o projeto, deve-se perguntar “o que precisa ser concluído?”. Talvez a mais importante das doze etapas, o escopo precisa estar claro, definindo o projeto e a sua importância, revelando o que precisa ser realizado em cada etapa e o tempo de execução previsto para cada atividade.

2. Identificar os apoiadores do projeto

Todo projeto terá patrocinadores ou partes interessadas – os stakeholders. Deixe claro quem são essas pessoas. Além de financiar o projeto, elas podem ter a influência necessária para manter o trabalho em uma situação de crise. Mantenha esses grupos informados sobre tudo o acontece, tanto as boas quanto as más notícias, pois o interesse deles também vai influenciar na definição do caminho do projeto.

3. Determinar os recursos disponíveis

Ao acompanhar o escopo, defina com clareza quais os recursos necessários para completar o projeto. Eles são de caráter técnico? É preciso um conjunto de habilidades especiais ou de treinamento? Os colaboradores necessários já estão no local de trabalho e disponíveis ou precisam ser empregados ou contratados? Tudo isso vêm preencher eventuais lacunas de recursos que poderiam vir a ocorrer.

4. Finalizar o cronograma

Junte o escopo e os recursos disponíveis e você chegará ao tempo necessário para concluir o projeto. No entanto, não esqueça de considerar contextos exteriores como pressões do mercado, novas tecnologias ou mesmo imprevistos, que também podem forçar a uma mudança de prazo. A partir daí, será possível determinar se uma mudança nos prazos será viável, ou não, com os recursos disponíveis. Ideias criativas são um grande aliado nesse caso. Mas o mais importante é: mantenha um cronograma realista.

5. Checklist das grandes etapas

Monte a sua Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e visualize todas as etapas (entregas, serviços, híbridos, etc.) juntas. Isso lhe ajudará a capturar “o grande quadro” sobre o que precisa ser feito para completar um projeto.

6. Quebrar em pequenas etapas

Após determinar quais são as grandes etapas, é preciso que elas sejam quebradas em pequenas etapas, dividindo as tarefas entre as equipes. Se uma grande etapa se trata da Documentação Completa, as pequenas serão compostas por entregas ao longo das linhas de Manuais Técnicos, Notas de Versão e Manual de Treinamento, o que pode ser quebrado ainda em etapas de Escrever o Manual, Design do Manual e Imprimir o Manual. Esse processo garante um controle sobre a conclusão e a entrega de cada etapa.

 

Além de seguir alguns passos básicos, a área de gestão e planejamento exige uma especialização anterior, já que errar com a experiência, está foca de questão aqui. E é por isso que o IDD ofere a pós-graduação focada na área de Gestão Estratégica de Projetos de Engenharia e Arquitetura com Colaboração BIM e Lean Construction, para que você esteja preparado para enfrentar os desafios do planejamento de projetos! Vem saber mais!

 

7. Desenvolver um plano preliminar

Desenvolver um Plano Preliminar é a primeira tentativa de combinar as datas, entregas e recursos já pré-determinados. E essa é a hora de identificar dependências do projeto. O Plano Preliminar ainda não será definitivo e passará por uma avaliação da equipe – o passo da próxima etapa.

8. Criar um plano de projeto base

O Plano Preliminar pronto passará por um feedback da equipe. Os principais colaboradores deverão revisá-lo, atentando para áreas que possam ter sido deixadas de lado, que podem ser tecnicamente impossíveis, talvez conflitar – ou beneficiar – alguma outra iniciativa em andamento. Ao final, junte tudo, analise cada sugestão e desenvolva a versão 1.0 do seu plano de projeto.

9. Ajustar e refinar o projeto

Por mais que seu projeto já esteja em fase avançada, ainda é preciso refletir a realidade de cada passo. Como está o andamento do projeto? Há algo atrasado? Analise e faça ajustes de maneira adequada. Refinar o planejamento de um projeto pode ajudar na execução de tarefas, trazendo mais recursos para concluí-las a tempo ou reduzindo o escopo para uma entrega em uma fase futura.

10. Monitorar sempre

O progresso precisará ser algo constantemente monitorado. O plano está correndo bem? As questões estão sendo abordadas e resolvidas em tempo hábil? É função de um gerente de projetos medir o progresso e o sucesso durante toda a duração do projeto.

11. Documentar tudo

Um projeto concluído sempre terá diferenças daquilo que foi previsto no plano inicial. Prossiga anotando tudo e mantenha uma documentação atualizada. Não há nada pior do que perceber que se esteve trabalhando na versão errada do documento de especificação ou do cronograma do projeto e se encontrar longe de onde o resto da equipe está.

12. Comunicar e manter todos atualizados

Finalmente, mas não menos importante, você precisa de mecanismos de comunicação no seu plano de projeto, que manterão todos atualizados. De uma simples mensagem de “okay” até uma chamada de conferência de emergência para resolver um imprevisto, o que importa é: Manter os colaboradores sabendo de tudo o que está ocorrendo. Do contrário, fica praticamente impossível poderem ajudar no que for necessário.

As 12 etapas são bons pontos de partida para conduzir o seu projeto são e salvo até o fim. E cumprir cada etapa com atenção ajuda a conduzir o projeto por um caminho bem estruturado, que alcance os objetivos finais com eficiência.

 

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Fonte: Conteúdo de projectbuilder

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